Продажби и фактури

Модулът за продажби на Composity управлява целия процес на продажби, като предоставя необходимите инструменти за ефективна обработка на клиентските транзакции. Той ви позволява да създавате подробни записи за продажбите, да проследявате напредъка и да управлявате плащанията и статусите - всичко това на едно място.

В модул "Продажби" можете да:

  • да създавате записи за продажби: Добавяйте продажби, пряко свързани с клиентски акаунти, като включвате всички съответни подробности, като артикули, количества и цени.
  • Генериране и изпращане на фактури: Бързо създавайте фактури въз основа на данните за продажбите и ги изпращайте директно на клиентите.
  • Управление на плащанията: Регистрирайте и проследявайте получените плащания за всяка продажба, като осигурявате точна финансова документация.
  • Следете състоянието на продажбите: Актуализирайте и преглеждайте статуса на всяка продажба, като например чакаща, завършена или отменена, за да поддържате процеса организиран.

Създаване на продажби

За да създадете нов запис на продажба, щракнете върху бутона"Нова продажба" в модула "Продажби". Това ще отвори формуляр за продажба, в който можете да въведете и конфигурирате различни полета, свързани с продажбата.

  • Клиент: Започнете, като изберете името на клиента в полето"Клиент" в горната част на формуляра. Това е задължително поле.

  • Ако информацията за клиента вече е в базата данни, полетата "Компания" и "Сметка" ще се попълнят автоматично въз основа на запазената информация за съответните полета.
  • Ако трябва да добавите нов клиент, използвайте опцията"Нов акаунт", за да създадете нов запис.

  • Информация за документа

  • Документ № : Задайте уникален номер на продажбата в полето "Номер на документа". Това е задължително поле и служи като основен идентификатор за транзакцията.
  • Дата: Полето "Дата" по подразбиране е текущата дата, но можете да го промените, ако е необходимо, за да отрази действителната дата на продажбата.
  • Валута: Изберете валутата на транзакцията в полето "Валута". По подразбиране валутата е "BGN", но при необходимост можете да изберете друга валута.
  • Курс: В полето "Курс" ще се покаже обменният курс за избраната валута.

Забележка: В раздел Администрация‣Валути могат да се добавят и задават по подразбиране няколко валути и курсове. Това е важно, когато продавате продукти или услуги в международен план и транзакциите могат да се извършват в различни валути.

Добавяне на продукти/услуги към продажбата

В раздел "Артикули" разполагате с множество начини за добавяне на продукти или услуги към продажбата, което осигурява гъвкавост и ефективност при управлението на процеса на продажба:
Бутон за добавяне на артикул
Щракнете върху бутона "Добавяне на артикул", за да отворите формата за артикул. Оттук можете да:

  • Добавяне на нов артикул: Въведете необходимите данни, като име на продукта, описание, мерна единица и цена. След като завършите, запазете елемента, за да го включите в списъка.

  • Търсене на съществуващи елементи: Използвайте функцията за търсене във формуляра за артикули, за да намерите и изберете продукти, които вече са в системата.
    Опция за импортиране на елементи

За групово добавяне, използвайте бутона Импортиране. Когато щракнете върху Импортиране, ще се появи поле за качване на файл, което ви позволява да импортирате елементи директно от електронна таблица. Следвайте тези стъпки:

  • Качете файла: Копирайте редовете от листа в полето.
  • Задаване на заглавия на колони: Съпоставете колоните на електронната таблица със съответните полета (напр. име на продукта, количество, единична цена), за да гарантирате точното импортиране на данни.
  • Запазване и попълване: Щракнете върху Запази, за да завършите импорта. Списъкът с артикули ще бъде автоматично попълнен с импортираните данни.
    Списъкът "Артикули" може да бъде управляван и разширяван от раздел "Администриране" > "Артикули", където можете да преглеждате, редактирате или изтривате артикули, ако е необходимо.

Фактури

Можете да генерирате фактури директно от записите за продажби. Когато попълните формуляра за продажба, просто изберете опцията "Издаване на фактура" в края на формуляра, за да създадете незабавно фактура.

Преглед на фактурата:

Всяка фактура съдържа ключови данни, включително:

  • Статус: Показва текущия статус на фактурата, например Платена или Неплатена.
  • Статус на плащане: Показва дали фактурата е платена.
  • Сума: Показва общата дължима сума.
  • Дата на плащане: Изброява крайния срок за плащане.
  • Дата на създаване: Отбелязва кога е генерирана фактурата.
  • Собственик: Идентифицира лицето, което отговаря за фактурата.

Добавяне на плащания

Плащанията за продажби могат да се генерират лесно. Този процес включва създаване на нов формуляр за плащане, в който можете да посочите сумата и начина на плащане. Формата за плащане може да има различни статуси, като например "Публикувано" и "Архивирано", за да ви помогне да следите ефективно финансовите си транзакции.

Бележка:: Методите на плащане се избират или добавят от Администрация‣Методи на плащане, които можете да конфигурирате в съответствие с вашите бизнес изисквания.

Управление на документа на фактурата

В профила на фактурата преминете към раздела "Фактура", за да получите достъп до генерирания документ на фактурата. Тук имате няколко възможности:

  • Редактиране: Променете всички детайли на фактурата, ако е необходимо.
  • Изпращане: Лесно изпратете фактурата по имейл, като използвате различни предварително подготвени шаблони или като създадете персонализиран имейл. Освен това можете да създадете задача, свързана с тази фактура, което помага за ефективното управление на последващи действия или свързани действия.

След като нова продажба бъде регистрирана в Composity, всички съответни подробности могат да бъдат преглеждани и управлявани в Профила на продажбата.

Основни раздели в профила на продажбата:

Плащания: Този раздел ви позволява да преглеждате и управлявате плащанията, свързани с продажбата. Можете да добавяте нови плащания, да актуализирате съществуващите или да проследявате цялостната история на плащанията.

Сторнирани продажби: Ако някоя продажба е била сторнирана, тя ще бъде посочена тук.

Инвентарни постъпления: Показва постъпленията, свързани с инвентарните позиции, свързани с продажбата. Можете да преглеждате или изтегляте тези разписки директно от профила на продажбата.

Вписани промени: Проследява всички промени, направени в профила на продажбата, като осигурява одитна следа за това кой и кога е направил промените. Това е от решаващо значение за поддържане на точни записи и осигуряване на прозрачност.

Редове за продажба: Списък на всички артикули или услуги, включени в продажбата, заедно с техните описания, поръчани количества и получени количества. Това ви помага да проследите изпълнението на продажбата.

Създаване на задачи: Позволява ви да създавате задачи, свързани с продажбата, като например последващи действия, комуникация с клиента или договорености за доставка. Можете да категоризирате задачите, за да поддържате всичко организирано и да гарантирате, че няма да бъдат пропуснати критични стъпки.

Забележка: И двата шаблона за фактури и продажби могат да бъдат персонализирани, за да отговарят на вашите специфични нужди. За да настроите тези шаблони, преминете към Администрация‣Шаблони ‣Продажби. Тук можете да променяте оформлението, полетата и външния вид на документите за продажба, за да гарантирате, че те съответстват на вашите бизнес изисквания.

Формуляри за продажби

Достъпът до формулярите за продажби е възможен от основните настройки или настройките за продажби във вашата система. От този списък можете гъвкаво да редактирате съществуващите дефинирани от системата формуляри или да създавате изцяло нови, за да приспособите различни модели на продажби във вашата организация. Например може да се добави отделен формуляр за онлайн продажби, за да се управлява ефективно обработката на поръчките и да се проследяват плащанията.

Именуване и етапи

Първата стъпка при създаването или редактирането на формуляр за продажби е да зададете ясно и описателно име на формуляра. Това име ще се използва вътрешно от потребителите на системата и трябва точно да отразява вида на продажбата, за която е предназначен формулярът. Имате също така възможност да изберете Етап по подразбиране. Ако това поле остане празно, системата автоматично ще приложи зададения от нея етап по подразбиране.
След като именувате формуляра, можете да определите етапите, през които ще премине дадена продажба. Тези етапи трябва да съответстват на вашия процес на продажби, като се гарантира, че формулярът поддържа потока на трансакциите от започването до завършването им.

Персонализиране на полетата на формуляра

В горния десен ъгъл на решетката за продажби ще откриете менюто " Настройки", където можете да персонализирате записите си за продажби, за да отговарят на вашите бизнес нужди. От това меню можете да конфигурирате шаблона за продажби по подразбиране за изтегляне, да настроите последователно номериране, да управлявате вноса, да настроите предпочитанията за сортиране и да персонализирате вида на формуляра за продажби.
Формулярите за продажби са оборудвани с различни полета, които могат да бъдат активирани или деактивирани въз основа на специфичните изисквания на вашата компания. Наличието на тези полета може да варира и в зависимост от това дали достъпът до системата се осъществява чрез мобилно устройство или настолен компютър. Основните полета, които могат да бъдат персонализирани, включват:

Компания и местоположение

Посочете компанията и местоположението, свързани с продажбата. Това помага да се гарантира, че всички данни за транзакциите са свързани с правилния субект, което оптимизира комуникацията и воденето на документация.

Сметка и начин на плащане

Определете клиентската сметка и метода на плащане. Методът на плащане може да включва опции като банков превод или кредитна карта. Освен това задайте инкотермс и дата на плащане. Те са от съществено значение за управлението на условията за доставка и определянето на срокове за плащане, което е особено важно при международни продажби или сложни сделки.

Многовалутно и автоматично осчетоводяване

За предприятия, работещи с множество валути, тези полета гарантират, че всички финансови аспекти се записват точно. Полето Multi-Currency позволява транзакциите да се обработват в различни валути. Функцията Автоматично осчетоводяване може да рационализира процеса на водене на счетоводството чрез автоматично записване на финансовите транзакции, което намалява ръчните усилия.

Подробности за елемента

Персонализирайте полетата, свързани с артикула, като наличност на партидата, мярка, количество, цена, отстъпки и данъци. Тези полета са от съществено значение за фирми с обширни продуктови каталози или такива, които изискват подробно проследяване на наличностите и цените. Те помагат да се гарантира, че всеки артикул е правилно отчетен по отношение на нивата на наличностите, корекциите на цените и данъчните ставки.

Точка на продажба (POS)

Модулът Composity Point of Sale (POS) предлага цялостна система за управление на личните ви продажби. Достъпен от горното меню, той е интегриран с фискалните устройства, за да осигури прецизно регистриране на всички транзакции.


Регистриране на продажби: От началния екран можете бързо да изберете клиент и продуктите, които той желае да закупи. След като данните бъдат потвърдени, щракнете върху бутона Плати и завърши, за да завършите продажбата. Този процес гарантира, че продажбите се регистрират своевременно и точно.

Преглед на POS транзакциите: Всички транзакции, обработени чрез касовия а парат, се съхраняват в раздела "Продажби". Това ви позволява да получите достъп до пълната история на продажбите на POS, което улеснява прегледа, управлението или одита на транзакциите при необходимост.

Генериране на плащания: Плащанията за регистрираните продажби се извеждат директно от модула POS. Тази функция гарантира, че финансовите записи остават актуални и свързани със съответните продажби.

Управление на продукти: Табът "Продукти" служи и като център за управление на продукти. Можете да добавяте нови продукти, да актуализирате съществуващите или да премахвате вече неизползвани продукти. Тази функционалност гарантира, че вашата POS система отразява най-новите наличности.

Генериране на отчети: Модулът предоставя инструменти за изготвяне на отчети за анализ на резултатите от продажбите. Можете да генерирате отчети по клиенти или продукти, които предлагат ценна информация за тенденциите в покупките, обема на продажбите и предпочитанията на клиентите.